Stampa e risparmia con i servizi di stampa gestita di Punto Doc!
Una delle sfide costanti di tutte le organizzazioni, dalla piccola impresa alla multinazionale, è il controllo dei costi e il desiderio di risparmiare, senza però compromettere fattori fondamentali come produttività, servizio clienti e innovazione. Con il tempo e l’esperienza, si è notato che le maggiori opportunità di risparmio derivano dalla tecnologia, che grazie alla sua evoluzione continua a dare soluzioni sempre più veloci e ottimali, abbattendo i costi aziendali più superflui.
L’ambiente di stampa rientra tra le fonti di risparmio più immediato di un’azienda. In che modo? Grazie ai servizi di stampa gestita, che permettono di minimizzarne i costi e a massimizzarne il proprio valore. Che tu stia cercando di semplificare la gestione di un’infrastruttura di stampa complessa, razionalizzare un parco dispositivi diversificato, migliorare i processi quotidiani di stampa e documentali o modi più funzionali di accedere e condividere i tuoi documenti, i servizi di stampa gestita, anche detti MPS, possono darti una mano.
Di seguito trovi elencate le aree su cui puoi intervenire, così da poter risparmiare e ottimizzare il tuo ambiente di stampa, ma ricorda soprattutto che il primo passo da fare, è cercare un fornitore fidato che ti guidi con un supporto dedicato da parte di esperti.
1. Gestione centralizzata:
La gestione dell’ambiente di stampa assorbe tempo, budget e risorse, specialmente quando un’organizzazione complessa è gestita da più team senza un controllo centrale. I servizi di stampa gestita riducono drasticamente la complessità e i costi, fornendoti una gestione esperta dall’acquisizione e installazione alla manutenzione e fornitura. Il risparmio non è misurabile solo in denaro, ma anche a livello di impatto ambientale.
È il tuo caso?
Se la tua azienda ha vari gruppi e sedi e la gestione dell’ambiente di stampa è frammentata, puoi passare con i servizi di stampa gestita ad un unico contratto per l’intera società. È successo ad un’importante azienda che si occupa di logistica per le principali aziende italiane del settore Food&Baverage che grazie alla centralizzazione è riuscita a ridurre le attrezzature di stampa, il consumo energetico e di carta, i rifiuti solidi e ha ottenuto molti vantaggi operativi derivanti dal non dovere occupare personale o amministratori di sistema per la complessa gestione di un parco così distribuito ed eterogeneo.
2. Ottimizzazione dei dispositivi:
Senza il supporto dei servizi di stampa gestita, le aziende tendono ad accumulare dispositivi diversi da uno o più fornitori, ritrovandosi con un parco di stampanti obsolete che spreca carta, inchiostro ed energia. La razionalizzazione dell’ambiente di stampa può semplificare enormemente la gestione, sostituendo tanti modelli diversi di stampanti, scanner e fotocopiatrici con una quantità inferiore di dispositivi multifunzione. Ottenendo così, una diminuzione anche del consumo energetico e delle spese, quali carta, inchiostro e toner.
È il tuo caso?
Se hai stampanti vecchie e obsolete di cui ti vuoi liberare, per sostituirle con un nuovo parco macchine ridotto nel numero e all’avanguardia. Con i servizi di stampa gestita, oltre ai costi di stampa, avrai anche ridotto il consumo energetico relativo alla stampa, tagliando le emissioni di gas serra e i rifiuti solidi. Renderai la tua impresa efficiente a livello operativo e allo stesso tempo sarai pioniere di una nuova sostenibilità aziendale. Come è successo ad una nota azienda dolciaria veronese che ha deciso di stampare in casa tutti i cataloghi e i documenti di marketing relativi alla sua produzione e personalizzarli per i propri clienti. L’obiettivo raggiunto è stato quello di stampare ciò che veramente serve quando serve e di avere un importante saving sui costi.
3. Efficienza dei processi:
Poiché un terzo di tutti i processi lavorativi si basa ancora su documenti cartacei, offrire soluzioni di stampa più rapide e semplici, migliora efficienza e produttività. Ecco in che modo:
- automatizza i principali flussi di lavoro documentali, come l’elaborazione delle fatture, così l’amministrazione non dovrà farlo manualmente;
- ordina automaticamente le nuove forniture grazie a stampanti multifunzione che ti avvisano quando carta, inchiostro o toner stanno per finire;
- risparmia il tempo dedicato alla risoluzione dei problemi grazie a stampanti in rete con accesso da remoto per l’assistenza IT;
- sfrutta la manutenzione predittiva per mantenere le tue stampanti sempre in funzione, con tempi di inattività minimi;
- consente la stampa e la scansione mobile per rimanere produttivi anche in movimento;
- salva documenti e immagini direttamente sul cloud per liberare spazio di archiviazione e garantire l’accesso sempre e ovunque.
È il tuo caso?
Il tuo lavoro è dinamico e deve seguirti ovunque tu vada. Hai bisogno di essere connesso dove e quando vuoi, mantenendo però i tuoi alti standard di sicurezza: puoi affidarti ai servizi di stampa gestita e all’utilizzo della tecnologia Xerox ConnectKey come hanno fatto importanti multinazionali, ottenendo in meno di 6 mesi importanti riduzioni dei volumi di stampa, ripagandosi immediatamente l’investimento fatto. Non solo, grazie alle soluzioni implementate hanno ridotto anche gli sprechi di tempo, automatizzando i processi e aumentando, al contempo, la sicurezza del loro ambiente di stampa.
4. Gestione dei documenti:
Mai come ora, a causa dell’arrivo del Covid-19, è importante riuscire ad avere accesso ai documenti ovunque ci troviamo. Digitalizzare i documenti cartacei e automatizzare le stampe in volumi elevati e le stampe di routine, ridurrà sostanzialmente la quantità di materiale da stampare, riducendo il consumo energetico e i costi di archiviazione fisica. Questa trasformazione digitale consente, inoltre, di tagliare i costi (come carta, inchiostro e toner) in maniera semplice ma efficace.
È il tuo caso?
Nell’ambito dell’iniziativa SmartWorking, puoi iniziare a migliorare i processi documentali, i servizi e la sostenibilità, tagliando i costi e utilizzando meno risorse, sostituendo dispositivi obsoleti con un parco stampanti completamente gestito, interconnesso e multifunzione, permettendo inoltre al personale di avere accesso alle informazioni più facilmente. Come nel caso di una famosa azienda alimentare che ha voluto implementare un software di gestione documentale di seconda generazione dotato di AI (intelligenza artificiale): con Xerox Docushare è riuscita a gestire tutta la documentazione di prodotto in maniera elettronica e sicura, poiché consultabile dalle sole persone autorizzate anche in remoto e da dispositivi Mobile.
Come può aiutarti Punto Doc?
Punto Doc, Gold Partner Xerox, può aiutarti a ottimizzare il tuo ambiente di stampa identificando le aree in cui tagliare il surplus, oltre a fornire servizi che ti diano il controllo su dispositivi, processi, documenti e sicurezza, grazie ad un metodo in tre fasi:
1. Valutazione e ottimizzazione:
analizziamo infrastruttura e spese attuali, progettando una soluzione che possa aiutarti a ridurre i costi e a raggiungere i tuoi obiettivi aziendali.
2. Sicurezza e integrazione:
facciamo lavorare i servizi di stampa gestita, garantendo sicurezza e conformità.
3. Automatizzazione e semplificazione:
andiamo oltre la semplice gestione della stampa, offrendo automatizzazione e digitalizzazione di nuova generazione.
